Evenement-evaluatie – zo doen ze dat bij het IFFR

Interview met festivaldirecteur Janneke Staarink

Wat is een goede aanpak voor evenement evaluatie? Janneke Staarink is zakelijk directeur van het International Film Festival Rotterdam (IFFR). Na afloop van elke editie wordt het evenement grondig geëvalueerd. Alle bezoekers ontvangen een enquête. Daarnaast wordt uitgebreid teruggeblikt met de hele organisatie en met alle partners. Werkgroepen gaan aan de slag met de opbrengst, zo wordt de kritiek benut om een beter evenement te creëren.

Op welke wijze evalueer je elke editie van het IFFR?

Dat doen we intensief en op elk denkbaar niveau. Uiteraard willen we weten hoe de bezoekers het festival hebben ervaren, we steken veel energie in een goed publieksonderzoek. Bovendien evalueert iedere medewerker individueel, ook elke freelancer. En we evalueren het evenement in teamverband. Alle feedback wordt geclusterd in thema’s. Per thema zetten we de eerste lijnen uit met alle afdelingshoofden. Daarmee gaan werkgroepen aan de slag, zij presenteren hun oplossingsrichtingen aan het hele team. Daarna gaan we aan de slag met de uitvoering. Dit is een heel mooi proces, iedereen toont verantwoordelijkheid voor de toekomst van het festival.

Kun je een voorbeeld geven van zo’n verbetering?

Onze belangrijkste doelstelling is om het festival boven aan het lijstje te houden of te krijgen bij de internationale filmindustrie. Er zijn andere festivals met veel meer budget, maar we kunnen het winnen op innovatie, gastvrijheid en persoonlijke service. Om je op die punten te onderscheiden zijn soms gedurfde beslissingen nodig. We gaan nu een platform introduceren waarmee we filmmakers op verregaande wijze kunnen ondersteunen na afloop van het festival.

Hoe help je sponsors aan resultaat uit hun sponsoring?

Een deel van de vragen in het publieksonderzoek gaat over onze sponsors. De resultaten vergelijken we met voorgaande jaren. Zo maak je zichtbaar dat de sponsoring effect heeft. Het is fijn om dat terug te kunnen koppelen aan de sponsors. De goede resultaten van de meest betrokken sponsors laten we ook zien aan sponsors die wat minder actief zijn.

Hoe help je sponsors om intern de meerwaarde van hun sponsoring duidelijk te maken?

Wij produceren twee verslagen voor elke sponsor: ons publieksonderzoek en een fotoverslag met focus op de merkuitingen van de betreffende sponsor. Samen met iedere sponsormanager bedenken we wat we kunnen doen om hun hele organisatie enthousiast te krijgen. Wij denken dan bijvoorbeeld mee over een actie die zij intern kunnen organiseren rond ons evenement.

Direct na afloop van het festival plannen we een evaluatiegesprek met elke sponsor. Samen maak je dan direct een actieplan voor de volgende editie. Zo kun je van elkaar leren en er allebei op vooruitgaan.

Welk evenement had jij zelf niet willen missen?

Terschellings Oerol Festival. Ik was vier jaar directeur van het festival, maar dat staat er los van. De sfeer van Oerol is uniek en heel echt en –belangrijk- niet te kopiëren. Dat heeft met het eiland te maken, je bent even weg uit de ‘gewone’ wereld. Op Oerol heb je steeds het gevoel dat er iets kan gebeuren dat je niet verwacht.

Wil jij ook een evenement organiseren dat niemand wil missen? Wij denken graag met je mee! Plan vrijblijvend een online brainstorm in, en we geven je direct een aantal concrete ideeën om jouw evenement tot een succes te maken.